Recomendaciones de salas de datos virtuales y pautas de selección de proveedores

La sala de datos virtual (VDR) permite que muchos entornos comerciales y empresas transfieran y almacenen de forma segura documentos confidenciales mientras se examinan adecuadamente. Ya sea que esté realizando un proceso de financiación inicial, evaluando una fusión y adquisición (M&A) o cualquier otra transacción, VDR puede ayudarlo a simplificar y acelerar su proceso de diligencia debida. Los documentos considerados durante la diligencia debida incluyen estados financieros, estados de capital, listas de accionistas, propiedad intelectual, contratos de empleo múltiples, contratos de administración y más, puede elegir el mejor data room virtual aquí.

Si este material se proporciona a alguien que no sea una parte autorizada, puede causar problemas, atraer la atención de los estafadores y afectar negativamente todo el proceso comercial. Peor aún, si un competidor obtiene estos documentos, puede utilizar la información a su favor. Las salas de datos virtuales modernas garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos de acuerdo con los permisos válidos otorgados por los administradores. El uso de una sala de datos virtual para obtener la máxima eficiencia y seguridad requiere una preparación cuidadosa de antemano. Es el proceso de preparación de la sala de datos virtual lo que le ayudará a optimizar eficazmente el espacio de datos para la investigación y otras tareas.

Elija un espacio de datos virtual moderno que satisfaga sus necesidades actuales

Hay una gran selección de proveedores de servicios de salas de datos virtuales en Internet con diferentes características en todos los rangos de precios. Por lo tanto, es importante saber qué espacio de datos virtuales se adapta mejor a sus necesidades específicas, no saber esto puede causar confusión. Factores clave al elegir una solución VDR: La seguridad es una de las características más importantes a considerar al elegir y utilizar un espacio de datos virtual. ¿Quieres usar el almacenamiento en la nube? Pueden representar una amenaza para la seguridad. Para asegurarse de que sus documentos estén debidamente protegidos, busque un software de almacenamiento diseñado específicamente teniendo en cuenta la seguridad. Una sala de datos virtual especial debe protegerse al máximo para los intereses de los inversores y compradores.

Considere una solución de sala de datos virtual diseñada específicamente para su flujo de trabajo y máxima seguridad. El VDR debe poder cifrar archivos en el espacio de datos tanto en reposo como en tránsito. Debería poder habilitar verificaciones de destinatarios adicionales para que solo los usuarios autorizados tengan acceso a archivos comerciales valiosos. Debería poder establecer permisos de usuario y revocar el acceso en cualquier etapa del proyecto. Considere también si necesita funciones de seguridad adicionales o herramientas de administración de derechos digitales, como marcas de agua u otras funciones de visualización limitada, para evitar la pérdida de datos confidenciales.

Flujo de trabajo y facilidad de uso de salas de datos virtuales

La sala de datos virtual debe tener una interfaz fácil de usar. Las salas de datos virtuales seguras deben optimizarse para los flujos de trabajo de diligencia debida, como la revisión de acuerdos de confidencialidad/condiciones de acceso y opciones de autorregistro antes de proporcionar acceso a los archivos. Antes de tomar una decisión, consulte siempre las reseñas de proveedores de salas de datos virtuales para ver qué informan los usuarios sobre las características y la experiencia con un proveedor de VDR en particular, como qué tan fácil es invitar a los usuarios y qué tan fácil es cargar y editar documentos comerciales importantes.

Además, la mayoría de los servicios de salas de datos virtuales deben incluir notificaciones automáticas para la carga de documentos y otras acciones. Descubra si su solución de almacenamiento de datos virtual ofrece funciones de seguridad esenciales, como control de acceso, marca de agua, protección contra copias, vencimiento, acuerdos de confidencialidad e informes en una sola plataforma. Utilice un proveedor que no complique su flujo de trabajo ni requiera que busque e instale herramientas separadas. Debería poder acceder rápidamente al historial detallado de la actividad del usuario para ver cuándo y durante cuánto tiempo los destinatarios interactuaron con los documentos en la sala de datos virtual. Esto es útil si desea saber qué especialistas en marketing están más comprometidos con los recordatorios y los seguimientos.

Precios de los proveedores de servicios de salas de datos virtuales

El precio a menudo juega un papel clave en la elección de un proveedor de software de almacenamiento de datos virtuales. Descubra cómo difieren los planes de precios según la cantidad de salas de datos virtuales creadas, la cantidad de participantes que invite. Otros factores a considerar son las protecciones adicionales incluidas en el plan. Decida cómo desea utilizar el espacio de datos virtuales. Algunas empresas crean salas de datos virtuales separadas para las diferentes etapas de los procesos comerciales activos o según el nivel de confidencialidad de los archivos que se transfieren. Por ejemplo, en las primeras etapas de la recaudación de fondos, puede crear un espacio de datos virtual para alojar información preliminar importante y enviarla a muchos inversores que mostrarán interés en su proyecto. Se puede utilizar un VDR para enviar archivos clasificados a un grupo específico de inversores estrechamente relacionados con la diligencia debida real. Asegúrese de comprender sus necesidades específicas con anticipación para que pueda ser lo más productivo y organizado posible al revisar todos sus documentos comerciales importantes.

Haga su debida diligencia. Cuando comienza la fase de diligencia debida, el inversionista principal puede proporcionarle una lista de verificación de elementos para realizar la diligencia debida. Proporciona una descripción general de todos los documentos (activos, pasivos, contratos, servicios, problemas potenciales) que deben prepararse para la diligencia debida. Idealmente, la lista de verificación también le mostrará cómo configurar su espacio de datos virtuales para que funcione perfectamente. Algunas empresas siguen sus propias listas de verificación de diligencia debida cuando se preparan para la financiación. En este caso, cuando el inversor requiere la debida diligencia, ya tienes la información que te ayudará a simplificar todo el proceso. Algunos vendedores tienen fácil acceso a salas de datos virtuales predefinidas y pueden solicitar información adicional.

Use espacios de datos virtuales de proveedores confiables y adminístrelos con estructuras de archivos

La lista de verificación lo ayudará a crear la estructura de archivos adecuada para administrar su espacio de datos virtuales. Especialmente si envía archivos de gran tamaño a muchos participantes en procesos comerciales, es importante asegurarse de que cada parte pueda encontrar los archivos que necesita. La atención a las reglas de indexación, clasificación y nomenclatura de archivos es fundamental para mantener el orden. Estas cosas deben seguir cuidadosamente su lista de verificación de diligencia debida. Busque software de sala de datos virtual para el almacenamiento seguro de datos con capacidades de indexación de archivos. La indexación de archivos es una forma eficiente de hacer que los archivos sean fácilmente accesibles al generar automáticamente un número de índice para las búsquedas de archivos. Si es necesario cambiar la lista de diligencia debida, la función de indexación en la sala de datos virtual la actualizará automáticamente, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

Establecer niveles de acceso, permisos y configuraciones de seguridad

Decida qué enfoque debe adoptar cada parte interesada del negocio. Al elegir una configuración de espacio de datos virtual, se deben considerar los siguientes factores clave: control de acceso. Considere si solo unas pocas personas tienen acceso a sus archivos confidenciales o si necesita un acceso más flexible para todas las partes interesadas. Diferentes proveedores de salas de datos virtuales tienen diferentes características de flexibilidad de control de acceso, por ejemplo: bloquear el acceso a ciertas áreas. Los usuarios deben poder elegir si permiten la descarga e impresión de documentos. Tenga en cuenta que la sala de datos virtual no puede procesar documentos descargados e impresos. Por lo tanto, si permite que los destinatarios descarguen documentos, debe asegurarse de que la divulgación de la información contenida en el documento no tenga consecuencias negativas en su entorno comercial. En caso de duda, utilice una marca de agua distintiva en los documentos.

Agregue una marca de agua y los permisos apropiados para trabajar con datos comerciales confidenciales en una sala de datos virtual

Antes de cargar archivos confidenciales en el espacio de datos virtuales, verifique si puede agregar una marca de agua a sus documentos. Esto evitará que esos documentos se guarden y utilicen, incluso si el destinatario los descarga. Algunos proveedores de espacio de datos virtuales también ofrecen la posibilidad de proporcionar términos de acceso que los destinatarios aceptan antes de ver los documentos. Estas medidas de seguridad son especialmente útiles durante la fase de diligencia debida para garantizar la protección de la propiedad intelectual.

Autor: Redacción