|
El área de telecomunicaciones de una empresa es un factor tan importante que hasta puede decirse que todo el desarrollo del negocio depende de ella, ya que esto les permite competir en un entorno más globalizado
Desde tiempos inmemorables las empresas han utilizado los recursos telefónicos para mantener una comunicación constante con sus empleados, clientes y el resto del mundo, algo que le ha dejado muy buenos beneficios a los sectores comerciales. Pero también es cierto que el término gestión de telefonía empresarial ha sido definido como un verdadero dolor de cabeza.
Con ayuda de los ordenadores esta tarea se ha vuelto un poco menos tediosa, pero, ¿por qué no dar un paso más inteligente y administrar el área de comunicaciones con algunas soluciones automáticas?. Son intuitivas, fáciles de utilizar y casi se gestionan por sí solas.
A continuación veremos algunos aspectos importantes sobre esta implementación en las empresas.
¿Por qué aplicar automatización en comunicaciones?
El área de telecomunicaciones de una empresa es un factor tan importante que hasta puede decirse que todo el desarrollo del negocio depende de ella, ya que esto les permite competir en un entorno más globalizado, al mismo tiempo que optimiza la fuerza de trabajo para que puedan acceder a toda la información que necesitan, incluso si se encuentran en otro país al otro lado del mundo.
Recientemente, gracias a las nuevas tecnologías estas características se han vuelto cada vez más y mejores, ayudando a simplificar ciertas tareas rutinarias en la administración de esta área y haciéndolas más eficientes. Entre las razones más resaltantes para empezar a utilizar instrumentos automáticos en comunicaciones se enumeran las siguientes.
Reduce los costes considerablemente, todas las tareas que hace un equipo de trabajo puede realizarlas solo una persona con esta herramienta.
Se tendrá una organización de líneas y móviles más optimizada.
El control de gastos será más sencillo de llevar, incluso con información más detallada.
Este tipo de sistemas puede personalizarse según las necesidades y exigencias de la empresa.
Los empleados estarán más al tanto de la información valiosa en este aspecto, algo que pueden almacenar y utilizar a favor de la empresa.
Pero esto no es todo cuando se trata de gestionar la telefonía empresarial, con estas herramientas se puede llevar un control de facturas telefónicas en las empresas, así como un control de costes en las telecomunicaciones empresariales.
¿Cómo funcionan esos sistemas de gestión de telefonía?
Lo primero que se debe saber es que hay que encontrar el momento adecuado para invertir en un servicio de automatización en esta área, aunque es muy recomendado utilizarlo cuanto antes, especialmente cuando existe información valiosa que se debe analizar en los registros telefónicos, pero no existe una organización apropiada para evaluarlos.
Los sistemas de gestión de telefonía contienen funciones que la empresa puede aprovechar para adquirir la información que necesitan sobre consumo, dispositivos móviles, líneas y tarifas. Al conocer y ordenar todos esos datos, el negocio puede hacer decisiones para aumentar su rentabilidad. En este sentido, también se podrá tener acceso a las siguientes funcionalidades.
Conocer cuáles son los usuarios que tienen consumos por encima del promedio.
Analizar las tarifas que necesitan ser aumentadas y qué tipo de paquetes serán más rentables para el usuario.
Tener en cuenta si el paquete de datos es apropiado para las necesidades y actividades de los empleados.
Determinar si existe una utilización poco adecuada de la telefonía por parte de los usuarios.
Supervisar constantemente los gastos excesivos en telefonía empresarial.
Con esta información, es importante que la empresa esté al tanto de lo que necesita para tener una administración de comunicaciones más adecuada, después de todo, no todas las alternativas automáticas son iguales o contienen funcionalidades aptas para todo tipo de empresa.
Ventajas y beneficios de automatizar la gestión de telefonía
Aunque las características de utilizar estos sistemas no están tan mal, todavía existen muchos beneficios que pueden ser aprovechados por la empresa y sus usuarios, algo que seguramente aumentará su competitividad en el mercado y hará que la empresa pueda crecer más rápidamente. Existen tres ventajas más importantes, son las siguientes.
Supervisar el roaming
Muchas empresas tienen la necesidad de enviar a sus empleados a distintas zonas geográfica del país donde se encuentra la empresa o incluso hacia distintas regiones del mundo.
Esto tiene un coste muy elevado por parte de algunas empresas de comunicaciones inalámbricas, ya que desplazarse entre diferentes zonas de cobertura es un servicio caro. De forma que la empresa utilizará su sistema para gestionar el roaming y tener un mejor control de gastos.
Asignar categorías a los usuarios
Esto también es posible, la empresa podrá hacer una segmentación de su histórico de consumo con la información que tiene de cada usuario, tanto en la capacidad de roaming, como en el paquete de voz o datos que utilizan. Al asignar categorías será más fácil gestionarlos.
Solicitar un paquete más personalizado
Algunos estudios aseguran que más del 10% de las líneas asignadas empresas no son utilizadas, por lo que la empresa está gastando más dinero del necesario, al conocer cuáles son las exigencias de telecomunicaciones de sus usuarios podrá contratar un paquete más personalizado y adaptado a sus necesidades.
