|
Cada mes las empresas hacen frente a una gran variedad de gastos
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben llevar un control de gastos eficiente para prevenir en un futuro problemas relacionados con la falta de liquidez. Sin embargo, para muchos departamentos de RRHH esta tarea todavía resulta demasiado ardua y desafiante.
A pesar de que en los últimos años han aparecido herramientas colaborativas que permiten hacer un seguimiento eficaz del gasto de los empleados, muchas empresas todavía recopilan la información en plantillas de Excel y siguen acumulando tickets en papel. Si bien este método puede ser funcional en las etapas iniciales, a medida que un negocio crece se vuelve más difícil contabilizar los gastos de manera eficiente. Llega un momento en el que las operaciones deben automatizarse para evitar el descontrol financiero.
Los gastos operativos suelen ser gastos fijos, pero existe otra categoría de gastos variables que recaen sobre los empleados y necesitan ser supervisados y autorizados: dietas, alojamiento, combustible, material de oficina, gastos de representación, etc. A menudo se les denomina “gastos hormiga” porque son importes pequeños pero muy frecuentes, y si no se gestionan adecuadamente podrían tener un impacto inesperado en la contabilidad de la empresa.
Es el momento de plantearse una serie de cuestiones:
· ¿Sabes realmente a dónde se destinan los recursos de cada área del negocio?
· ¿Los gastos reales exceden con frecuencia el presupuesto, pero no logras identificar el motivo de las desviaciones?
· ¿Inviertes demasiado tiempo en revisar y clasificar los gastos de la empresa?
Si cada día te resulta más difícil hacer un seguimiento de estas operaciones, la aplicación de Sesame para el control de gastos te ayudará a optimizar la gestión de equipos de trabajo y a mejorar la productividad de la empresa.
1. Los empleados pueden hacer fotos de los tickets de compra con sus dispositivos y subirlas directamente desde la app.
2. Gracias a la tecnología de extracción de datos (OCR) el programa reconoce automáticamente la información del documento.
3. Los directores financieros o gestores de recursos humanos pueden acceder a esta información en cualquier momento, aprobar o denegar las solicitudes y clasificar los gastos por categorías.
Sus ventajas:
· Ahorro de tiempo: los sistemas automatizados son mucho más ágiles y dinámicos que la gestión de documentación en papel. Podrás localizar rápidamente cualquier comprobante sin necesidad de rebuscar en los archivadores de la oficina.
· Evitar pérdidas: los recibos en papel se pueden extraviar y si esto sucede es posible que no puedas justificar estas operaciones o deducir el gasto correspondiente en las declaraciones de impuestos.
· Mayor transparencia en la contabilidad de la empresa: podrás hacer un seguimiento detallado y en tiempo real de los gastos, saber si se cumplen las políticas internas o si se están produciendo cargos no autorizados.
· Mejorar la productividad: estas herramientas no sólo permiten llevar un registro de los gastos, además proporcionan información detallada del estado de liquidez de la empresa y permiten tomar decisiones estratégicas y basadas en datos reales. Por ejemplo, es posible optimizar los recursos al identificar áreas donde se pueden reducir gastos o definir presupuestos de acuerdo a las necesidades de cada departamento.
¿Cómo implementar paso a paso un software de control de gastos en tu empresa?
1. Evalúa los gastos actuales: antes de implementar cualquier estrategia debes realizar una auditoría financiera para conocer el estado de liquidez de la empresa y los recursos que utiliza cada mes para mantenerse en funcionamiento.
2. Clasifica los gastos de los empleados por categorías (transporte, dietas, formación) y asigna un presupuesto para cada categoría. Esto te ayudará a saber cuáles son las áreas que consumen más recursos y si es posible optimizarlas.
3. Establece una política de gastos que sea clara y concisa sobre los gastos que están permitidos y los que no.
4. Comunica la política de gastos a tus empleados, y crea una cadena de responsabilidad que facilite la comunicación entre los equipos y los gerentes de sus respectivos departamentos.
5. Instala un software de control de gastos (como la aplicación de Sesame) en las terminales de la empresa. De esta forma los empleados podrán enviar sus tickets de compra directamente a la plataforma y crear un registro digital.
6. Crea flujos de aprobación automatizados, por ejemplo, gestionar reembolsos de gastos de viaje para el equipo de ventas.
7. Monitorea regularmente los gastos para asegurarte de que se cumplen las políticas de la empresa. También puedes crear alertas para evitar excesos presupuestarios y mantener así el control de las finanzas.
8. Genera informes de gastos y realiza auditorías periódicas para conocer las tendencias de gasto de la empresa y saber si las estrategias que se están implementando dan buenos resultados o si es necesario hacer cambios.
Es hora de deshacerse de las hojas de cálculo y de los recibos en papel. Herramientas de contabilidad como el gestor de gastos de Sesame son el futuro. No te quedes atrás, es hora de liberar de trabajo al departamento de RRHH y llevar un control eficiente de las finanzas de tu empresa.
